Manajemen dan Perangkat Organisasi serta Pendekatan Sistemnya

Pengertian Manajemen dan Perangkat Organisasi

Pengertian Manajemen

a.      Pengertian Definisi Manajemen

Manajemen adalah faktor terpenting dalam sebuah organisasi. Jika dianalogikan manajemen merupakan nyawa dari sebuah stuktur kelembagaan. Peranan inilah yang menjadikan manajemen tidak saja penting tetapi juga sangat vital. Peformance organisasi ditentukan oleh rancang bangun manajemen. Goal dari menajemen adalah kesempurnaan pencapaian visi organisasi.

Seringkali manajemen berkaitan dengan cara mengatur, “how to manage” untuk mencapai tujuan organisasi. Esensi mengatur disini tidak hanya menata saja, tetapi ada aspek-aspek pendukungnya. Joseph L, menyatakan bawa manajemen adalah : " Gets things done trough other people"

Penjelasan dari defenisi diatas adalah :

Manejemen adalah suatu proses dimana suatu kelompok secara kerjasama mengarahkan tindakan atau kerjanya untuk mencapai tujuan bersama. Proses tersebut mencakup teknik-teknik yang digunakan untuk para manajer untuk mengkordinasikan kegiatan atau aktivitas orang-orang lain menuju tercapainya tujuan bersama.

Defnisi yang saat ini dipakai oleh banyak kalangan adalah buah pemikiran dari dua pakar Ilmu Manajemen Taylor dan Henry Fayol. Pemikir – pemikir jenius kaum sosialis dan kapitalis pada awal abad 18, yang disebut sebagai bapak sebagai pendiri ilmu manajemen menyatakan sesuatu harus disederhanakan seminimal mungkin untuk pekerjaan-pekerjaan seharusnya dibagi dan diberikan suatu standar ukuran tertentu. Konsep manajemen fayol sangat berpengaruh dalam upaya mengilmiahkan ilmu manajemen.

 Kata manajemen di ambil dari kata bahasa inggris yaitu “manage” yang berarti mengurus, mengelola, mengendalikan, mengusahakan, memimpin.

“Ilmu Manajemen adalah suatu ilmu yang mempelajari bagaimana cara mencapai tujuan dengan efektif dan efisien dengan menggunakan bantuan / melalui orang lain”. Yang dimaksud orang lain disini mempunyai arti yang sangat luas, karena dapat berupa bantuan dalam ujud pikiran, tenaga dan dapat pula intuisinya.

Manajemen dapat disimpulkan pengertiannya adalah sebagai proses perencanaan, pengorganisasian, pemimpinan dan pengendalian upaya anggota organisasi dan proses penggunaan berbagai sumber daya organisasi untuk tercapainya tujuan organisasi yang telah ditetapkan.

b.      Pengertian manajemen menurut beberapa ahli :

Menurut G. Terry  :

Manajemen adalah suatu proses tertentu yang terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengawasan penggunaan suatu ilmu dan seni yang bersama-sama menyelesaikan tugas untuk mencapai tujuan.

Menurut James A.F. Stoner :

Manajemen adalah suatu proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan usaha - usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya - sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan. Sehingga dapat disimpulkan manajemen adalah proses kegiatan dengan melalui orang lain untuk mencapai suatu tujuan tertentu serta dilaksanakan secara berurutan berjalan ke arah suatu tujuan.

Menurut Drs. Oey Liang Lee :

Manajemen adalah seni dan ilmu perencanaan pengorganisasian, penyusunan, pengarahan dan pengawasan daripada sumberdaya manusia untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Menurut R. Terry :

Manajemen merupakan suatu proses khas yang terdiri dari tindakan-tindakan perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengendalian yang dilakukan untuk menentukan serta mencapai sasaran yang telah ditentukan melalui pemanfaatan sumber daya manusia dan sumberdaya lainnya.

Menurut Lawrence A. Appley :

Manajemen adalah seni pencapaian tujuan yang dilakukan melalui usaha orang lain.

Menurut Horold Koontz dan Cyril O’donnel :

Manajemen adalah usaha untuk mencapai suatu tujuan tertentu melalui kegiatan orang lain.

Jadi pengertian manajemen secara umum adalah suatu proses yang terdiri dari rangkaian kegiatan, seperti perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengendalian/pengawasan, yang dilakukan untuk menetukan dan mencapai tujuan yang telah ditetapkan melalui pemanfaatan sumberdaya manusia dan sumberdaya lainnya.

 c.       Konsep Manajemen Fayol di kemukakan sebagai berikut :

Plan ( Merencanakan ) :  Merencanakan erat kaitanya dengan bagaimana melihat sumberdaya, melakukan analisis terhadap kondisi factual sekaligus meramalkan kondisi – kondisi atau perubahan pada masa datang “ future trend “. Dari berbagai input tersebut dibuat strategi-strategi untuk mancapai tujuan organisasi.

Organize (Mengorganisir) : Aktivitas yang ditujukan untuk melaksanakan plan. Komponen organiz meliputi siapa yang malakukan apa, kapan dilakukan dan bagaimana pekerjaan dilakukan. Coordinate ( Koordinasi ) Upaya untuk menjaga kestabilan kinerja yang kondusif, efektif dan efesien. Control ( Mengawasi ), proses yang meliputi penilaian dan pengukuran hasil pekerjaan.

Perangkat Organisasi

A.    Bentuk Perangkat Organisasi

Aspek ini merupakan bagian penting dari kesuksesan pengelolaan koperasi, kenapa demikian? pengertian struktur organisasi menyebutkan bahwa Struktur organisasi adalah konfigurasi peran formal yang didalamnya dimaksudkan sebagai prosedur, governansi dan mekanisme kontrol, kewenangan serta proses pengambilan kebijakan.

Struktur organisasi koperasi dibentuk sedemikan rupa sesuai dengan idiologi dan strategi pengembangan untuk memperoleh Strategic competitiveness sehingga setiap koperasi boleh jadi mempunyai bentuk yang berbeda secara fungsional karena menyesuaikan dengan strategi yang sedang dikembangkan tetepi secara basic idologi terutama terkait dengan perangkat organisasi koperasi akan menunjukan kesamaan. Undang undang Koperasi 2012 sah secara hukum berlaku di Indonesia, sebagai produk hukum maka undang - undang tersebut memiliki keukuatan untuk memaksa publik untuk mentaatinya.

a.      Rapat Anggota

Rapat Anggota merupakan kolektibilitas suara anggota sebagai pemilik organisasi dan juga merupakan pemegang kekuasaan tertinggi. Dalam Undang-Undang RI No 25 Tahun 1992, tentang Perkoperasian Pasal 23 disebutkan bahwa Rapat Anggota menetapkan:

1.      Anggaran Dasar,

2.      Kebijakan umum bidang organisasi, manajemen dan usaha koperasi,

3.      Pemilihan, pengankatan dan pemberhentian Pengurus dan Pengawas,

4.    Rencana kerja, rencana anggaran pendapatan dan koperasi, serta pe-ngesahan       laporan keuangan,

5.      Pengesahan pertanggung jawaban pengurus dan pelakasana tugasnya,

6.  Pembagian sisa hasil usaha dan penggabungan, peleburan, pembagian dan     pembubaran koperasi.

Tugas dan wewenang Rapat Anggota :

-         Membahas dan mengesahkan pertanggung jawaban Pengurus dan Pengawas untuk    tahun buku yang bersangkutan.

-          Membahas dan mengesahkan Rencana Kerja dan RAPB tahun buku berikutnya.

-          Membahas dan menetapkan AD, ART dan atau Pembubaran Koperasi.

-          Memilih dan memberhentikan Pengurus dan Pengawas.

-          Menetapkan Pembagian Sisa Hasil Usaha (SHU).

Anggota koperasi adalah pemiliki dan sekaligus sebagai pengguna jasa (identitas ganda anggota koperasi), merupakan ciri univerasal dari badan usaha koperasi, bila pemilik badan usaha dan pengguna jasa tidak identik, maka badan usaha tersebut bukanlah koperasi. Identitas anggota koperasi yang unikinilah yang membangun kekuatan produk dari koperasi, jadi yang disatukan ke dalam koperasi sebenarnya adalah kepentingan atau tujuan ekonomi yang sama dari sekolompok individ. karena itu lebih tepat apabila koperasi disebut sebagai kumpulan dari kepentingan ekonomi yang sama dari sekelompok orang-orang atau sekolompok badan hukum koperasi. Pada dasarnya, Rapat Anggota koperasi berfungsi :

1.      Mengesahkan AD, ART & peraturan khusus.

2.      Mengesahkan program kerja dan anggaran pendapatan serta belanja koperasi.

3.      Mengangkat dan memberhentikan pengawas.

4.      Mengangkat dan memberhentikan pengurus

5.      Mengesahkan laporan pengawasan dan pengurus

6.      Menetapkan pembagian dan penggunaan SHU

7.      Menetapkan kebijakan dibidang organisasi, manajemen dan usaha

b.      Pengurus

Pengurus merupakan wakil dari Anggota yang dari dan oleh Anggota untuk menjalankan / mewakili Anggota dalam menjalankan perusahaan koperasi. Pengurus bertanggung jawab mengenai segala kegiatan pengelola koperasi dan usahanya kepada Rapat Anggota.

1.      Tugas Pengurus

Pengurus memperoleh wewenang dan kekuasaan dari Rapat Anggota dan melaksanakan seluruh keputusan Rapat Anggota tersebut guna memberikan manfaat kepada Anggota Koperasi. Pada Undang-Undang RI Nomor 25 tahun 1992 Tentang Koperasi Pasal 30 sebagai berikut:

1.    Mengelola koperasi dan usahanya; sebagi pihak yang dipercaya oleh Rapat Anggota untuk mengelola organisasi dan usaha Koperasi, Pengurus           koperasi harus berusaha menjalankan semua kebijakan dan rencana kerja     yang telah disepakati oleh Rapat Anggota.

2.    Mengajukan Rancangan Program Kerja secara Rencana Pendapatan dan     Belanja Koperasi (RAPBK). Sebagai pengelola usaha Koperasi, Pengurus   Koperasi harus memiliki wawasan bisnis yang cukup.

3.     Menyelenggarakan Rapat Anggota; sebagai pengelola organisasi Koperasi,   pengurus Koperasi antara lain harus mampu menyelenggarakan Rapat         Anggota koperasi dengan sebaik-baiknya.

4.      Mengajukan Laporan keuangan dan Pertanggungjawaban Pelaksana Tugas 

5. Pengelola organisasi dan usaha koperasi memiliki kewajiban untuk mempertanggung jawabkan kepengurusannya kepada Rapat Anggota.

6.      Menyelenggarakan pembukaan keuangan dan investasi secara tertib

7.     Memelihara daftar buku anggota. Salah satu ukuran organisasi yang sehat   adalah terselenggaranya administrasi organisasi yang teratur dan sistematis.

Selain itu Pengurus juga memiliki tugas lain dalam memberikan pelayanan kepada Anggota Koperasi dan Masyarakat, mendelegasikan tugas kepada Manajer, meningkatkan pengetahuan perangkat pelaksanan dan Anggota, meningkatkan penyuluhan dan pendidikan kepada Anggota, mencatat mulai dari sampai dengan berakhirnya masa ke Pengurusan Pengawasan dan Pengurus, dan mencatat masuk dan keluarnya Anggota.

2.      Wewenang Pengurus

1.      Mewakili koperasi di dalam dan di luar.

2.      Memutuskan penerimaandan penolakan Anggota baru serta pemberhentian         Anggota sesuai ketentuan dalam Anggaran Dasar

3.      Melakukan tindakan upaya bagi kepenringan dan kemanfaatan koperasi sesuai    dengan tanggungjawab dan keputusan Rapat Anggota.

c.       Pengawas

Pengawasan dapat diartikan sebagai proses untuk menetapkan pekerjaan apa yang sudah dilaksanakan, menilainya, dan mengkoreksinya dengan maksud agar pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan rencana semula.

Tugas dan Wewenang Pengawas Koperasi  :

1.      Pengawas koperasi berwenang dan bertugas melakukan pengawasan terhadap                pelaksanaan kebijakan dan pengelolaan organisasi.

2.      Pengawas wajib membuat laporan tentang hasil kepengawasanya dan merahasiakan        hasil laporanya kepada pihak ketiga.

3.      Pengawas koperasi meneliti catatan dan fisik yang ada dikoperasi dan mendapatkan      keterangan yang diperlukan.

d.      Manajer

Pengelola (Manajer) koperasi adalah mereka yang diangkat dan diperhentikan oleh pengurus untuk mengembangkan koperasi secara efisien dan profesional. Kedudukan pengelola adalah sebagai karyawan / pegawai yang diberi kuasa dan weweang oleh pengurus.

Tugas dan tanggung jawan pengelola :

1.      Membantu memberikan usulan kepada pengurus dalam menyusun perencanaan

2.      Merumuskan pola pelaksanaan kebijaksanaan pengurus secara efektif dan efisien.

3.      Membantu pegurus dalam menyusun uraian tugas bawahannya.

4.      Menentukan standart kualifikasi dalam pemilihan dan promosi pegawai.

Hubungan Kerja Manajer :

a.       Secara vertikal, Manajer mengadakan hubungan kerja keatas dengan Pengurus, Pengawas untuk mengajukan usulan, pendapat dan segala rencana dalam upaya pengembangan usaha dan penciptaan uaha baru.

b.      Hubungan kerja kebawah, dengan seluruh jajaran pengelola untuk melakukan kegiatan mengatur, membina dan memberikan bimbingan dan pengawasan dalam upaya melaksanakan seluruh kebijaksanaan Pengurus dan Pengawas.

c.       Secara horisontal mengadakan hubungan kerja dengan seluruh jajaran manajer              setingkat Pengelola.

Tata Kerja Manajer :

a.       Manajer dapat menghadiri Rapat Anggota, Rapat Pengurus dan Rapat Gabungan,

b.      Manajer membantu Sekretaris dalam menyiapkan bahan-bahan yang dibahas dalam Rapat,

c.       Manajer membantu mencatat seluruh keputusan atau kebijaksanaan yang diambil dalam rapat dan merahasiakannya,

d.      Manajer mengatur pelaksanaan kegiatan usaha operasional atas keputusan yang telah ditetapkan dalam rapat,

e.       Manajer melaporkan seluruh pelaksanaan tugas kepada Pengurus,

f.       Manajer bertanggungjawab atas seluruh pelaksanaan tugas.

Unit-Unit kerja tingkat pelaksana, terdiri dari :

a.       Bagian Sekretariat

b.      Bagian Keuangan

c.       Bagian Administrasi

d.      Unit-Unit Usaha Produktif

Pendekatan Sistem Pada Koperasi

Menurut Draheim koperasi mempunyai sifat ganda yaitu:

1.      Organisasi dari orang-orang dengan unsur eksternal ekonomi dan sifat-sifat sosial (pendekatan sosiologi).

2.      Perusahaan biasa yang harus dikelola sebagai layaknya perusahaan biasa dalam ekonomi pasar (pendekatan neo klasik).

-          Interprestasi dari Koperasi sebagai Sistem

Kompleksitas dari perusahaan koperasi adalah suatu sistem yang terdiri dari orang-orang dan alat-alat teknik. Sistem ini dinamakan sebagai Socio technological system yang selanjutnya terjadi hubungan dengan lingkungan sehingga dapat dianggap sebagai sistem terbuka, sistem ini ditujukan pada target dan dihadapkan dengan kelangkaan sumber-sumber yang digunakan.

-          Cooperative Combine

Pengertian : sistem sosio teknis pada substansinya, sistem terbuka pada lingkungannya, sistem dasar target pada tugasnya dan sistem ekonomi pada penggunaan sumber-sumber.

Semua pelaksanaan dalam keseluruhan kompleks dan pengaruh eksternal, dipengaruhi oleh hubungan sistem, demikian juga dilihat dari sudut pandang ekonomi, tidak cukup hanya melaksanakan koperasi secara ekonomis saja, tetapi juga berhubungan dengan hubungan antar manusia dalam kelompok koperasi dan antara anggota tetapi juga berhubungan dengan hubungan antar manusia dalam kelompok koperasi dan antara anggota dengan manajemen perusahaan koperasi dalam lapangan lain.

-          Tugas usaha pada Sistem Komunikasi (BCS)

The Businnes function Communication System (BCS) adalah sistem hubungan antara unit-unit usaha anggota dengan koperasi yang berhubungan dengan pelaksanaan dari perusahaan koperasi untuk unit usaha anggotaa mengenai beberapa tugas perusahaan. 

-          Sistem Komunikasi antar anggota (The Interpersonal Communication System (ICS)

ICS adalah hubungan antara orang-orang yang berperan aktif dalam unit usaha anggota dengan koperasi yang berjalan. ICS meliputi pembentukan/terjadi sistem target dalam koperasi gabungan

-          Sistem Informasi Manajemen Anggota

Koordinasi dari suatu sistem yang ada melicinkan jalannya Cooperative Combine (CC), koordinasi yang terjadi selalu lewat informasi dan dengan sendirinya membutuhkan informasi yang baik. Manajemen memberikan informasi pada anggota, informasi yang khusus untuk penganalisaan hubungan organisasi dan pemecahan persoalan seoptimal mungkin.